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档案管理方面的论文

2017-11-21 15:33:39  字体:   打印 收藏 

摘 要:渔业检测实验室档案管理问题及对策 [摘要][目的]为了提高渔业检测实验室档案管理水平。[方法]通过结合实验室体系文件和工作经验,阐述渔业检测实验室档案管理的主要内容,分析目前档案管理工作存在的普遍问题,探讨如何提高渔业检测实验室档案管理水平的对策

关键词:档案管理方面的论文


  渔业检测实验室档案管理问题及对策

  [摘要][目的]为了提高渔业检测实验室档案管理水平。[方法]通过结合实验室体系文件和工作经验,阐述渔业检测实验室档案管理的主要内容,分析目前档案管理工作存在的普遍问题,探讨如何提高渔业检测实验室档案管理水平的对策和方法。[结果]通过针对性采取改进措施,提高档案管理意识和人员综合素质,改进档案管理软硬件条件,加强档案资源利用,从而提高渔业检测实验室档案管理综合水平。[结论]该研究可全面提高渔业检测实验室档案管理水平,为同行业检测实验室档案管理工作提供参考。

  [关键词]渔业检测实验室;档案管理;对策研究

  引言

  检测实验室档案是实验室管理活动直接形成的历史纪录,具有原始性、记录性和凭证性。渔业检测实验室档案管理工作是一项基础性、持久性很强的专业技术工作,是检测工作的重要保证,也是实验室管理工作的重要组成部分。目前,对于档案管理工作研究非常多,但对于渔业检测实验室档案管理研究的比较少,不够深入,而且随着实验室业务量的不断增大和管理手段的不断发展,有必要对实验室档案管理工作进行新的研究和探索,确保实验室整体管理水平不断提高。规范、科学地做好渔业检测实验室档案资料收集、整理、保存、管理和利用工作,对于全面、真实、准确反映实验室工作活动情况,提高渔业检测实验室管理水平具有重要意义。本文结合实验室体系文件要求和自身管理工作经验,阐述渔业检测实验室档案管理工作的主要内容,分析存在的普遍问题,进一步探讨如何提高渔业检测实验室档案管理水平的方法,为同行实验室档案管理工作提供参考。

  1渔业检测实验室档案管理工作内容

  实验室体系文件应对档案管理工作内容、归档程序和注意事项进行明确规定。渔业检测实验室档案内容应能真实、准确地反映实验室检测工作活动情况,档案管理工作要规范、准确、及时。

  1.1资料收集和台账管理

  渔业检测实验室档案资料包括人员档案、质量体系文件(质量手册、程序文件、操作规程、作业指导书、受控记录表格)、标准法规、仪器设备档案、原始记录和检测报告、收发文件、证书类以及电子档案等。各部门责任人要及时收集和汇总档案资料,统一交档案室,档案管理员负责档案资料的接收,按交档部门登记造册,记录资料内容、交接时间,交接双方签字确认,形成台账。1.2资料整理和保存正式归档前,档案管理员对所有资料进行分类、标识、编目和保存。渔业检测实验室归档材料一般分为体系文件、文书文件、技术文件和行政管理文件四大类;按照受控方式也可分为受控文件和非受控文件。档案管理员对所有文件要按类别、归档顺序号进行编目,分别存放在档案柜内,受控文件要加盖受控章。

  1.3档案发放、借阅和回收

  实验室领导签批体系文件后,由档案管理员负责分发给各部门和人员;受控文件丢失,由相关人员提出书面申请,经质量负责人批准后,由档案管理员补发,并注销原分发号,给予新分发号。实验室文件和信函发放前,经中心领导批准后,档案管理员复印,按相应范围分发,原件归档。一般性文件借阅须填写《文件资料借阅表》,经相关业务部门负责人批准后,由档案管理员发放,重要文件资料或保密性文件的借阅,经实验室领导或质量负责人批准后才能发放。档案管理员负责所有分发文件资料的回收工作,做好相关记录。

  1.4档案作废和销毁

  为确保实验室体系运行的各环节或各场所使用的文件资料为最新和有效版本,档案管理员要定期检查档案资料的有效性,对于已过保存期限或失效的文件资料及时申请作废或销毁。对于已经作废,但仍有使用价值的文件资料要加盖“失效”和“留用”章,与有效文件资料分开存放。文件的作废和销毁须经技术负责人批准。

  1.5档案的安全管理

  档案管理员负责档案资料的安全工作,包括环境安全和技术安全。环境安全包括防潮、防火、防盗等,电子文件还要做好防磁、防静电等工作;技术安全,例如,防止篡改任何归档文件资料内容,特别是受控文件资料;一般文件未经相关负责人批准不得借阅、复制;重要文件或保密文件未经实验室领导或技术负责人批准不得查阅使用,严禁外借。

  2渔业检测实验室档案管理存在的问题

  大多数实验室管理者认为渔业检测实验室主要工作就是检测业务,工作形成的档案资料只需直接交由档案管理员负责,而档案管理员往往由于综合业务水平不高,甚至兼任数职,造成归档材料缺乏完整性、准确性和系统性,档案管理工作严重滞后。由于档案管理工作长期得不到重视,渔业检测实验室档案管理工作普遍存在以下问题,从而影响整个实验室管理水平的提高。

  2.1管理意识淡薄,制度落实不到位

  由于业务量不断增大,渔业检测实验室工作日益繁重,既要做好上级部门的指令性环境监测、水产品质量安全的采(抽)样和检测工作,还要接受社会委托、认证检验和应急监测工作,实验室内务管理繁杂,甚至任务较为集中时,根本无暇兼顾其他工作,长期以往,从管理者到一般岗位工作人员,对于档案管理工作缺乏足够重视。实验室质量体系文件中的《质量手册》《程序文件》和《作业指导书》对于档案资料的收集、整理、归档和使用,以及岗位职责和工作程序都有明确规定,但在实际工作中可能并没有严格执行,档案管理工作并没有真正落到实处。

  2.2设施条件较差,管理手段落后

  档案资料对于存放环境和设施设备有一定的要求,但有些渔业检测实验室,档案管理工作往往没有纳入实验室建设统一规划,日后修修补补,造成档案存放空间不足或布局凌乱,缺少必要的环境控制设施和设备等,影响了档案资料的质量和档案管理工作的开展。此外,归档工作大都依靠手工记录和Word、Excel等PC办公软件完成,技术水平不高,工作量大,容易造成错漏,文件资料查找和信息利用比较困难。

  2.3人员素质较差,管理范围不明确

  作为专业渔业检测机构,对于档案管理员专业知识要求比较全面,例如,渔业技术标准材料,检测任务资料、仪器设备档案、试剂耗材档案的整理,都要求档案管理员具备相应的专业知识,否则很难对档案资料进行准确鉴定和分类,影响档案管理工作的质量。目前,渔业检测实验室档案管理员学历、专业素质普遍比较低,造成管理范围不明确;而且往往一人多职,专项管理经验不足,缺少工作思考,缺乏创新和动力。

  2.4只注重档案存放,档案开发利用较少

  由于管理意识不强,检测业务工作繁重,渔业检测实验室档案管理一般只是简单地将档案资料收集、整理、存放,检测人员需要时也只是查阅现行检测技术文件和标准,所有档案资料到了保存期限或失效时,就直接将其申请处理,并没有体现档案资料的任何价值作用,非常可惜。

  3提高渔业检测实验室档案管理水平的对策和建议

  针对渔业检测实验室档案管理工作普遍存在的问题,关键要从“人”抓起,要从上到下认识到实验室档案管理的重要性,注重档案管理基础建设,采用先进技术手段提高档案管理水平,科学合理利用好档案资料。从而全方位不断提高渔业检测实验室档案管理工作水平。

  3.1增强管理意识,完善并严格执行归档制度

  必须从最高管理层面重视实验室档案管理工作,使每位工作人员认识到档案管理工作的重要性;建立健全与渔业检测实验室整体发展相适应的档案管理制度,规范档案管理工作流程,明确工作职责,加强档案工作监督管理。实行部门责任人制度,所有档案资料先由部门负责人收集、分类、整理,附上资料清单目录,再统一交由档案室归档。在工作中不断补充和完善相关制度,通过规范化和制度化建设,不断提高实验室档案管理水平。

  3.2完善档案管理设施条件

  将档案管理工作纳入实验室建设统一规划,科学合理布局,将办公区和存档区分开设置,无关人员未经批准禁止入内。根据渔业检测实验室材料分类,将归档区分为检测工作区、技术资料区、人员管理区、仪器设备区、试剂耗材区、文书区、电子档案区等;各区再根据年份、类型等设置分区,各区设有明显标识。通过合理分区、分类,方便材料存放、管理和查阅,提高工作效率。在空间条件限制的情况下,可安装移动密集架档案柜,根据档案柜设置存放区。存档区需安装空调、除湿机、遮光窗帘和消防设施,确保阴凉、干燥、防火。此外,要配备必要的办公和装订设备,例如,电脑、复印机、打印机、装订机、扫描机、保险柜和工作台等。

  3.3引进现代化软件管理平台,提高工作质量和效率

  实验室信息管理系统(LaboratoryInformationManagementSystem,LIMS)是一个由信息采集设备、数据库管理软件组成的高效集成系统,其核心功能就是规范实验室所有业务管理流程,对每一工作环节进行监控和管理,减少人为因素造成的错误,提高工作质量和效率。实验室引进LIMS并将档案管理纳入系统的建设,LIMS可以实现对检测工作资料(包括委托单、任务通知单、流转记录、检测报告、原始记录、质控材料、总结材料)、仪器设备资料(包括台账、履历更新、计量检定、期间核查、维修报废)、试剂耗材资料(包括申购、台账、领用、期间核查、报废处理)的电子归档操作,其他纸质材料通过扫描,转化成电子资料上传系统存档,自动生成《归档清单表》。通过系统的自动化脚本设计,将到归档时间的材料,由系统自动向相关责任人发送提醒信息,发送资料归档后,系统自动提醒档案管理员执行归档,档案管理员对材料进行分类处理,受控资料和非受控资料要分开标识。已归档的资料自动移入“已归档”模块。已超过归档时间的信息显示为红色,系统根据归档进度,自动统计责任人考核数据,形成考核记录。将到归档期限的档案,系统提示申请作废处理,文件资料的作废处理申请、审批和实施记录,通过系统操作实现,最后生成《文件作废处理记录表》。已作废处理的档案自动移入“已作废”模块,对于到期作废,但仍有使用价值的档案,需作“留用”标识,以免误用。文件资料的借阅也可以通过系统申请、发放和回收操作,生成《文件资料借阅记录表》。系统生成的所有受控表格,自动生成电子签名。需要同时归档纸质材料时要注意账物一致。引进LIMS实现档案管理,有利于规范归档流程,提高归档工作质量和效率,对于档案查询和利用也很方便。

  3.4加强档案管理人员培训,提高综合素质

  组织参加外部档案管理专业培训和参观活动,学习其他实验室,特别是同行业实验室先进的档案管理经验。将档案管理人员纳入实验室人员培训计划,开展档案管理专业培训时,要注重检测工作、仪器设备、试剂耗材、体系文件、标准文件、安全管理等方面知识的讲解,使档案管理员对实验室所有工作有全面、基本的了解,以便对归档材料准确地鉴定和分类,提高档案安全管理意识。档案管理员也要加强自身学习,多动手,多思考,提高创新能力。

  3.5改变工作观念,提高档案资源利用水平

  渔业检测机构存放了大量价值很高的资料档案,例如,对某片养殖海域的环境监测数据、水生动物疫病菌株资料、产地水产品检测数据等,这些资料对于科研工作有很好的参考价值。因此,要改变以往重存档、轻利用的陈旧思想观念,在合法合规的情况下,尽可能地发掘档案的使用价值,把“死档案”盘活,使档案管理工作向良性循环方向发展。

  4结语

  档案管理是检测实验室管理工作的重要组成部分,渔业检测实验室作为专业性很强的检测机构,要根据行业特性将档案管理工作纳入整个实验室建设统一规划。从增强管理意识,提高人员素质,完善基础条件,提升管理手段和加强档案资源利用五个方面入手,推进档案管理规范化和制度化建设,不断提高档案管理工作水平。

  主要参考文献

  [1]朱治凤.关于农产品检测实验室档案管理的几点思考[J].上海农业科技,2016(1):14.

  [2]孙红兵.浅谈当前药检所档案管理存在的问题及对策[J].经济与社会发展,2008,6(8):149-152.

  [3]刘谦,颜红,王锋,等.关于检测实验室档案管理的思考[J].计量与测试技术,2013,40(4):79.

  [4]齐睿嘉.浅谈文书档案管理存在的问题与优化对策[J].办公室业务,2012(19):124.

  作者:谢宗升 陈静 黄玉英 谭振 单位:广西水产科学研究院

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