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凭证价值视角下的企业电子档案管理研究

2017-01-03 15:26:09  字体:   打印 收藏 

摘 要:【摘要】本文从电子档案具有凭证价值的理论出发,从观念、档案学理论、技术等几个方面探讨企业电子档案的凭证价值,并以此为依据探索优化企业电子档案管理内容、流程、安全保障等方面内容,以期建立有效的企业电子档案管理体系,实现企业电子档案效用的最大

关键词:电子档案论文


  【摘要】本文从电子档案具有凭证价值的理论出发,从观念、档案学理论、技术等几个方面探讨企业电子档案的凭证价值,并以此为依据探索优化企业电子档案管理内容、流程、安全保障等方面内容,以期建立有效的企业电子档案管理体系,实现企业电子档案效用的最大化。

  【关键词】凭证价值;企业电子档案管理;流程;安全保障

  关于档案的凭证价值研究,国内外档案界学者早有论述。但以凭证价值为依托,具体研究先进企业电子档案管理研究却少人问津。为此,首先要分析学术界对企业电子档案的凭证价值争论点,进而深入研究凭证价值与企业电子档案管理之间的深层次关系。

  一、企业电子档案凭证价值概述

  信息时代之前,档案多以纸张作为载体,原始性的各方面要素充分体现。随着信息化时代的到来,档案载体更为多元,基于原始性的凭证价值受到质疑。部分学者认为,企业电子档案是由原始档案转化而成,二次生成过程中,丧失原始属性,不再具备“原件”意义。因此,凭证价值也值得商榷。另一部分学者认为,档案基本属性的原始性,是指档案内容的原始性、记录性,而非档案保存载体。拥有凭证价值的只是其中的信息内容,内容而非形式才是引为证据的实质,只不过信息内容的原始性需要借助信息形式的原始性获得。这从根本上改变了档案原件的内涵外延,使得企业电子档案的凭证价值具有理论依据。对于以上观点,笔者认为,一是随着互联网及信息技术的快速发展,档案电子化已经成为必然。理论研究需适应社会现实发展需要,如果仍拘泥于档案纸质载体概念必然会阻碍人们对电子档案凭证价值的深入认识和探讨,企业电子档案作为实现“社会记忆”的功能将会弱化。二是只要文件一形成,“由于原始凭单或凭据拥有充分的凭证信息(往往是指原始的结构信息和背景信息),在这样的凭证信息支撑下足以证明这些凭单或凭据的真实可靠,因而它们便能呈现出不可替代的法律意义上的凭证价值。”即电子档案与传统档案一样具有了凭证价值。三是企业电子档案凭证价值的认定对于企业档案管理以及电子档案理论研究都将大有裨益。

  二、凭证价值视角下,企业电子档案管理面临的问题

  (一)企业电子档案自身特点衍生出的困境。尽管电子档案的凭借价值获得了学术界的认可。但由于企业电子档案自身特点,要想真正实现凭借价值还面临诸多困境。一是储存介质的可更改性。电子技术最大便利为随时性,这其中包括随时随地的可重复擦写更改。企业电子档案系统很容易受到攻击,对内容原始性可进行不留痕迹的篡改、破坏,使其对其文本内容的原生性存有疑虑。二是生存环境的不确定性。企业电子档案处于存档保存或客户需要,常需要以不同的字体、字号输出或是不同储存格式的转变,每一次载体形式的转变实际上都是对档案的再处理过程,其档案背景信息逐渐模糊,一旦失去背景信息,文件的内容即便仍有意义,但也不再具有凭证价值。

  (二)企业自动化办公环境下,电子档案凭借价值面临的问题。办公自动化将企业各部门高度整合成一个有机体,有效地提升了企业办公效率。同为信息时代的产物,办公自动化和电子档案所利用的载体具有共融性,但办公自动化搭建的管理应用体系又对电子档案凭借价值产生不可忽视的影响。一是传递前身原始属性的质疑性。目前,我国企业的办公自动化水平还比较低,主要是建立于计算机及互联网基础性推广应用上,企业各部门凭借内部自动化办公网络将档案数据信息向档案部门传递。企业档案种类繁多,且部分涉及企业重要数据和商业数据,办公自动化使企业各类数据相互流动,并进入不同主体手中,数据信息经过几道程序的筛选、甄别,致使档案数据传递前身的基础属性存在疑虑。二是高度自动化带来的挑战。企业自动化程度越高,档案管理存在的不安全因素就越多。办公自动化系统基于网络的系统,使得病毒直接嵌入服务终端,实现对原始档案的破坏。基于此,即使能够确定档案为电子文件的原始载体,也无法确认文件的真实性,凭证价值随之消失。

  三、凭证价值视角下,优化企业科学电子档案管理建议一是设定企业电子档案权限,规范工作程序流程。数字化档案权限划分的基础是对用户角色的划分,即构建起用户、角色、权限三级体系。每一个用户都有一个或几个角色,每个角色又对应固定权限。目前,我国企业多采用部分加等级的权限控制方式,即“每角色均具备部门和等级两个属性,每一角色只能对自己所属部门的不高于自己等级所对应层级的档案进行管理和使用。”此外,建立适合企业工作发展的企业电子档案管理工作标准规范,使文件管理、收集编撰、档案管理、开发利用、信息服务等各个环节在安全控制和标准规范之上,有效运转,整体提升企业电子档案管理水平。

  二是尝试使用统一的数据格式标准软件。统一的数据格式可准确反映电子档案信息内容的原始性、真实性,有效减少载体形式,使其背景信息清晰可见。例如可以搭建企业电子档案管理系统,对档案管理、人库管理、流动管理、租赁管理、设备点检、维修管理等部分,设定全动态追踪管理,有效把控企业档案信息数据全流程。

  【参考文献】

  [1]吴品才.凭证性是一切文件都必然具备的最基本的属性吗?——兼论凭证价值与半现行文件的对应关系[J].机电兵船档案,2007(6).

  [2]王静宜. 浅析企业档案数字化与办公自动化融合的问题与对策[J].办公室业务,2015(5).

  [3]陶水龙,基于流程管理的电子档案安全策略的探讨[J].北京档案,2012(1).

  [4]陶水龙,薛四新,田雷,张桂刚,李超.异构系统中电子档案凭证性保障的整体构思[J].档案学研究, 2012(5).

  作者/中航工业沈飞集团 王爽

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