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加强工程项目档案信息化管理策略

2015-05-27 16:21:06  字体:   打印 收藏 

摘 要:摘 要:通过各种信息技术使工程项目档案数字化得以实现,使文档管理能实现网络一体化。在网络的协助下,使工程项目档案资源数字化得以完成,作为工程项目档案的管理人员需对文件的归档和鉴定予以监督,避免出现归档不及时、不规范和不完善的情况。 关键词:

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  摘 要:通过各种信息技术使工程项目档案数字化得以实现,使文档管理能实现网络一体化。在网络的协助下,使工程项目档案资源数字化得以完成,作为工程项目档案的管理人员需对文件的归档和鉴定予以监督,避免出现归档不及时、不规范和不完善的情况。

  关键词:加强工程项目档案;信息化管理;对策

  中图分类号:G271  文献标志码:A  文章编号:1000-8772(2013)29-0000-02

  一、工程项目档案信息化管理必要性

  1.使工作效率得到提升

  信息化的工程项目档案向建立工程项目档案和查阅工程项目档案的人都提供了方便,在面对众多纸质工程项目档案时,由于管理工程项目档案的人员任务非常繁重,致使他们在工作中容易出现差错,但运用计算机扫描便能快速使工程项目档案实现信息化,同时还能轻松处理完工程项目档案资料,如此一来,不仅使工作效率得到了提升,同时也使存储空间得到了节省。

  2.使工程项目档案管理工作得到改善

  实现信息化的工程项目档案管理,能让工程项目档案管理部门由封闭性管理转为开放性管理,让工程项目档案管理方式可以从工程项目档案的保管和利用转变成工程项目档案的信息化服务、管理和采集,进而使工程项目档案资源能实现科学配置,从而为经济的发展提供更高效的服务。

  3.方便检查查询

  对传统检索方式加以利用,工程项目档案管理者可从目录中找出工程项目档案,并按照记录到库房里进行查找,但这样做非常浪费人力。在实现工程项目档案的信息化管理之后,能使即时查询得以实现,管理者可选择最佳的查询方式,将所需工程项目档案从工程项目档案库里面检索出来。

  4.支撑科研活动

  在对新项目和新技术进行开发时,需要以科技工程项目档案作为参考依据。科技工程项目档案作为工程项目档案重要构成成分,它的利用效率将会对科研活动产生至关重要的影响,只有对其予以充分利用,才能确保科研工作高效完成。

  支持管理和决策。信息化的工程项目档案管理能确保工程项目档案信息的可靠性和完整性,不仅能让员工通过计算机查阅相关工程项目档案资料,进而使他们的工作效率得到提升,同时还能综合分析工程项目档案信息,从而为领导决策提供文献支撑。

  二、工程项目档案信息化管理现存问题

  1.欠缺信息化的工程项目档案管理意识

  信息化的工程项目档案管理指的是通过数字形式来处理工程项目档案信息,同时在网络协助下对其进行集中化管理。现如今,网络技术和多媒体技术已经被广泛的应用在工程项目档案管理中,并朝着数字化的方向发展,但由于管理人员素质低下、工程项目档案管理标准不统一、管理观念落后等问题导致工程项目档案的信息化管理在发展过程中屡屡受挫。

  2.表层化的开发信息资源

  在对工程项目档案信息资源予以开发时,仍旧将目光停留在数字化扫描和目录录入方面。假如信息化工程项目档案建设的目的只在于将传统保管形式转变为数字化保管形式,而 不改变信息利用方式,那么信息化的工程项目档案建设也就没有什么实质性的意义了。

  3.开发标准不统一

  要想使信息化的工程项目档案建设得到推广就必须对开发标准进行统一,如若开发标准不统一,那么数据间的互通和共享也就无法实现了。现如今,在开发信息资源时,由于缺乏统一标准使得系统不能连通。当然,此种现象的产生还与工程项目档案信息秘密性有关。

  4.安全保密意识弱

  通过网络终端设备便能将存放在网络设备中的电子工程项目档案索取出来。一个终端上面的电子工程项目档案可以同时发给不同的网络终端,这便对一定时间段内需要限制使用或保密的安全问题造成了一定威胁。因而对其采取一定的保密举措也就显得意义重大了。但有的工程项目档案管理部门的安全管理制度不够完善,并且对工程项目档案秘密性欠缺认定范围。所以,在对工程项目档案进行信息资源开发时,工程项目档案管理部门欠缺安全保密的意识。

  三、工程项目档案信息化管理的方案

  1.信息化管理意识的提升

  由于工程项目档案管理的信息化意识薄弱,因而要通过各种形式,让组织管理人员对工程项目档案的信息化管理予以重视,使他们能加大对法规和法律的宣传力度,使他们能增强对工程项目档案的管理意识,让其明白工程项目档案文件的归档和累积都是他们应该完成的工作,通过对工程项目档案进行信息化管理可以打破工程项目档案管理中的许多局限,从而更好的为社会提供服务。

  2.建设标准规范

  工程项目档案信息化管理非常重要的一项保障便是管理机制以及管理标准的完善。通过对各种规范和标准加以制定及落实,能让分工协作以及技术应用有统一的依据,进而确保工程项目档案管理各项工作可以联系起来,同时在工程项目档案管理过程中获取最佳效益。标准化的规范建设内容包括:技术标准、统计标准、工程项目档案管理标准等的建设。假如欠缺这些标准,信息资源便不能建立,假如公司各单位不能按照标准化去进行工程项目档案的管理,那么就无法实现工程项目档案信息网的畅通,同时也不能使资源共享得以实现。

  3.建设基础设施

  工程项目档案网络系统的建设以及数字化设备的建设都属于基础设施的建设。工程项目档案资源共享以及信息交换的前提便是网络系统,通过构建信息数据库,使工程项目档案能实现信息的共享。各种数码相机、扫描仪、打印机等共同构成了工程项目档案的数字化设备,对这些设备加以利用,可以使工程项目档案的一体化管理得以实现。而在这个过程中,工程项目档案的信息化管理则为其实现奠定了基础。

  4.建设工程项目档案信息资源

  作为一项长期工作,工程项目档案信息资源的建设是工程项目档案信息化管理最为基础和信息化水平加以衡量的标志,同时也是信息化工程项目档案建设成败至关重要的一环。因而一定要建立统一标准,打破各自为政局面,使资源共享得以实现,让使用者能够更方便的获取工程项目档案信息资源,并获取核心内容。由于工程项目档案的信息资源是社会发展和国民经济重要的战略资源,利用和开发信息资源是对案资源能更有效的为社会提供服务。

  5.建设应用系统

  工程项目档案信息的安全、利用、管理、收集等都属于应用系统建设的内容。在对工程项目档案信息进行收集和管理时,会涉及报表处理、事务处理、数据查询等程序的设计。信息化工程项目档案建设的基础便是确保工程项目档案信息的安全,它涉及到身份安全、利用安全、存储安全等内容。身份安全:运用动态口令、身份认证等形式使工程项目档案的安全保密得到加强。利用安全:采取防火墙和物理隔断等对策。存储安全:应将工程项目档案信息存储在专用服务器上面,并确保其具备自动备份的功能,与此同时还需定期对其进行刻录备份处理。

  6.建设人才队伍

  人才建设是工程项目档案管理实现信息化管理的关键。要对管理人员进行有针对性的教育,让他们能具备良好的业务水平、纪律观念、思想品质。由于工程项目档案工作管理具备其自身的特点和性质,因而需注意确保管理人员的稳定性,进而保证工程项目档案管理工作能连续进行;有组织有计划的安排管理人员学习新知识;根据工程项目档案管理对软硬件的相关要求,对复合型人才的培养和引进予以重视。

  新时期对工程项目档案进行信息化管理已经势在必行,将工程项目档案的信息化管理工作做好,不仅需要对硬件建设加以重视,同时还要对网络和计算机技术加以利用,在与工程项目档案的信息化管理需求相适应的同时,还需对软件建设予以注重,进而使工程项目档案信息化管理的管理制度得到完善。

  四、结语

  社会在飞速发展,技术在急骤革新,在新的发展时期,工程项目档案工作人员必须要紧跟时代发展步伐,关注新科技的发展,积极完成工程项目档案管理信息化技术的创新,不断取得新突破,为工程项目档案管理事业贡献力量。

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