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高职院校档案规范化管理的思考

2017-02-08 14:44:07  字体:   打印 收藏 

摘 要:[摘要] 高职院校档案规范化管理是其办学层次的具体体现,加快推进现代化档案规范化管理是学校发展的必然需求。对高职院校档案管理重要性和面临问题进行梳理和思考,并提出档案规范化管理的若干建议。 [关键词] 高职院校;档案;规范化;管理;思考 高职

关键词:规范化管理论文


  [摘要]高职院校档案规范化管理是其办学层次的具体体现,加快推进现代化档案规范化管理是学校发展的必然需求。对高职院校档案管理重要性和面临问题进行梳理和思考,并提出档案规范化管理的若干建议。

  [关键词]高职院校;档案;规范化;管理;思考

  高职院校档案是其档案公众资源的有效保藏,是科研、教学、管理、学工、决策、其他活动等各个方面以各种形式,如文字、图片、图表、影像资料的历史记录,是现代社会档案价值的历史认同,直接影响高校建设的规范化程度。不断提升高职档案规范化管理水平,既是高校发展原始累积,又是高校发展的智慧和创造性劳动凝结。

  一、高职院校档案规范化管理的重要意义

  高职院校档案规范化管理水平是检验其建设水平高低的有效标准,也是衡量院校层次的重要标志,是其先进制度和管理水平的重要体现。档案规范化管理已引起全国很多高职院校足够重视,细化翔实、完善具体的档案资料是现代高校建设发展的历史再现,是高校校园文化发展的积淀,也是评估高校发展水平的重要依据和载体,更是发挥高校社会服务功能的一个基点,具有很高的科学性、社会性和服务性,具有非常重要的现实意义。

  二、当前高职院校档案管理规范化所面临的问题

  (一)领导对档案规范化管理意识不强许多高职都是中专校升格的,一些领导干部档案意识不强,档案工作迟滞于学校其他工作,档案规范化管理远远跟不上社会和院校的高速发展步伐,而经费投入少,设施陈旧,现代化技术设备几乎没有等,都是影响档案管理规范化的客观因素。(二)高职院校档案部门制度不合理一些高职院校档案制度不健全,归属机构混乱,没有系统化,工作由各系部专兼职人员完成。由上至下的分层管理模式,对完成归档任务的下级部门人员的奖惩收效甚微,不能有效激发其积极性,消极怠工等都制约着档案规范化管理的进程。(三)人员岗位不稳定高职院校档案管理人员基本上都是身兼多职,事情繁杂,任务繁重,既要承担其他工作,又要承担部门的档案管理工作。因此,能有效管理收集每年的档案材料就非常不易,何谈规范化管理,有时人员调换频繁,缺少培训和交流学习,工作人员业务素质低,稳定性差,责任心不强,直接影响收集工作的落实。(四)硬件设备落后高职院校经费主要用于软硬件建设,档案规范化方面没有形成统一的认识和指导方针,院系部门都有自己的管理方式,没有统筹性和计划性,档案室只是简单的由面积不大的教室改造,设施非常落后简陋,连防渍、防虫、防火、防腐、防有害生物等基础设施都不全,何谈现代化电子信息设备和一些现代档案管理的必需品,更谈不上档案管理规范化和现代化。(五)管理模式呆板和利用率低下档案管理模式还是以前的纸质打包、捆绑上架等,模式呆板、手段低下且形式单一,远远跟不上时代的发展步伐,与现代社会各种新生事物显得极不协调,特别是没有很好地应用网络技术,档案利用率非常低下。

  三、高职院校档案规范化管理若干建议

  (一)提高档案管理规范化意识档案规范化管理程度的好坏跟领导层档案管理意识有绝对关系,领导意识决定档案管理的好坏,领导重视才能引起部门重视和全校员工意识加强,才能有正确的档案制度和决策,高水平、高质量的档案管理是院校意识的具体体现。从发展眼光出发,管理层应该跳出传统思维,在资金、人力、物力等方面加大投入,与时俱进,开拓创新,员工应该紧跟学校意志,夯实档案管理基础,使院校档案管理规范化上一台阶。(二)狠抓规范化综合管理水平院校可依据国家法律法规和相关政策,结合本校实际情况,制定适合自己的档案规范化管理制度和标准,将部门档案纳入院校统一管理之下,加快学习现代化档案管理技术,使档案管理从单一纸质向多种形式载体提升,提高院校档案管理水平。(三)提高档案管理人员水平院校可设立专门的档案管理人员,不再兼职其他工作,专心做好档案规范化管理工作,完善和细化档案资料,提升档案管理层次。学校加大档案管理人员培训力度,使之所学知识适应现代化档案规范化管理的要求,能完全胜任现代档案规范化管理工作。(四)推进档案管理信息化充分认识到档案管理信息化建设的重要性,加大资金注入,全面开展高校档案信息资源库建设和系统建设,加强档案管理规范化网络建设,与时俱进,创新发展。(五)增强师生档案意识高职院校应根据需求针对学生开设一些档案知识讲座,拓宽档案意识渠道,加强档案宣传力度,增强师生档案意识,彻底改变档案管理观念,增设档案志愿者岗位,让有志于档案管理的师生志愿加入档案管理队伍,增强服务意识,拓宽档案服务领域,转化档案管理服务知识经济的观念,档案规范化管理始终跟随知识经济的发展,档案就到哪,尽早实现档案发展的现代化。

  参考文献:

  [1]陆凤丽.高职院校档案管理规范化之我见[J].东方企业文化,2012(10).

  [2]洪芙蓉.浅谈高职院校档案管理存在的问题与对策[J].今日南国(理论创新版),2008(8).

  [3]秦华,杨小清.高职院校档案管理工作的问题探析[J].内江科技,2007(9).

  作者:张敏 单位:淮安信息职业技术学院

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